Dans un article précédent, nous vous expliquions quelles indemnités peuvent être octroyées aux travailleurs occupés en télétravail en raison des mesures liées à la pandémie.
Pour les frais occasionnés par le télétravail, l’ONSS admettait déjà un remboursement forfaitaire maximal des frais de bureau, exonéré de cotisations sociales, à concurrence de 129,48 €[1]. L’ONSS et l’administration fiscale admettaient aussi un remboursement forfaitaire pour l’utilisation de la connexion internet et/ou du pc privé du travailleur, à concurrence de 20 € pour chaque.
Contrairement à l’ONSS, l’administration fiscale ne prévoit aucun forfait en ce qui concerne le remboursement des frais liés à l’utilisation d’un bureau privé pour des besoins professionnels. Il est donc recommandé aux employeurs désireux de rembourser ce type de frais de manière forfaitaire d’introduire un « ruling » (ou décision anticipée) auprès du SPF Finances.
Afin de préciser les choses, le SPF Finances a récemment publié une circulaire, selon laquelle l’administration fiscale accepte qu’un montant maximum de 129,48 € puisse être exonéré d’impôts à titre d’indemnité pour frais de bureau occasionnés par le télétravail. La circulaire précise que l’indemnité forfaitaire en question ne vaut que pour le télétravail structurel et régulier, effectué à concurrence de minimum 5 jours par mois. L’administration fiscale s’aligne donc sur le point de vue de l’ONSS.
Différentes conditions sont à respecter pour que l’indemnité visée soit bien exonérée d’impôts. L’indemnité doit notamment :
- Couvrir des frais réels
- Couvrir des frais de bureau (comme, par exemple, les frais liés à l’aménagement et à l’utilisation du bureau, le matériel informatique et d’imprimante, les fournitures de bureau, etc…) au domicile du travailleur ;
- Couvrir des frais qui ne sont pas déjà remboursés autrement ;
- Être octroyée à tous les télétravailleurs réguliers, sans distinction de catégorie de fonctions.
Les dispositions de la circulaire entrent rétroactivement en vigueur le 1er mars 2020. Il reste conseillé à l’employeur qui désirerait accorder un montant supérieur ou rembourser d’autres types de frais d’introduire une demande de décision anticipée auprès du service compétent.
N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe Compensation & Benefits pour toute question ou information complémentaire.
[1] Il s’agit du montant indexé à partir du 1er avril 2020. Pour la période entre le 1er mars et le 1er avril 2020, le montant était de 126,48 €