Depuis plusieurs semaines maintenant, le Gouvernement belge a décrété le confinement sur l’ensemble du territoire. Cela contraint bon nombre d’employeurs à renvoyer presque la totalité des travailleurs chez eux et à mettre en place le télétravail, lorsque cela s’avère possible.
Dans l’état actuel des choses, bon nombre de ces travailleurs tombent dans le champ du télétravail dit « occasionnel », pour force majeure.
En d’autres termes, de nombreux travailleurs sont contraints d’effectuer du télétravail car la situation l’exige. Par ailleurs, aucune convention préalable n’a été conclue à cet effet, notamment concernant les modalités relatives au remboursement de frais intrinsèques au télétravail.
En principe, un remboursement de frais n’est exonéré de cotisations de sécurité sociale et/ou d’impôts que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies :
- les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail ;
- les frais sont réels ;
- l’exactitude des dépenses peut être établie par l’employeur au moyen de pièces justificatives.
Cela étant, l’administration admet, dans les cas où il est difficile de pouvoir fournir la preuve des dépenses réelles pour certains frais, une évaluation « forfaitaire » des frais en question.
Dans le cadre du télétravail, l’on peut ainsi relever les frais de bureau, qui couvrent, entre autres, les frais de chauffage, l’électricité, le petit matériel de bureau. En outre, il est également possible de bénéficier d’un remboursement forfaitaire de frais pour l’utilisation d’un PC privé et d’une connexion internet privée.
Sur le plan de la sécurité sociale, l’ONSS a récemment admis un remboursement forfaitaire de frais, exonéré de cotisations de sécurité sociale, aux travailleurs qui ont été contraint d’effectuer du télétravail à cause du Covid-19 et pour lesquels aucune convention n’a été conclue à cette effet.
Les montants acceptés par l’ONSS sont les suivants :
- Frais de bureau : 129,48 €/mois (adapté depuis le 1er avril 2020) ;
- Utilisation du PC privé du travailleur : 20 €/mois ;
- Utilisation de la connexion internet privée du travailleur : 20 €/mois.
Sur le plan fiscal, l’employeur peut, en principe, uniquement octroyer un remboursement forfaitaire de frais exonéré d’impôts aux travailleurs qui utilisent leur PC et/ou leur connexion internet privée, et ce à raison de 20 € respectivement.
En ce qui les frais de bureau, l’administration fiscale n’a, au contraire de l’ONSS, pas déterminé de montant spécifique de frais bénéficiant d’une exonération d’impôts.
Il en résulte que, en pratique, il y aurait lieu d’introduire une demande de ruling au Service de décisions anticipées pour bénéficier d’une certaine sécurité juridique.