Depuis le 28 septembre 2016, le Code de droit économique prévoit en son article XII.25, §7 que lorsqu’un texte légal ou réglementaire impose, de manière expresse ou tacite, le recours à l’envoi recommandé, l’obligation est présumée satisfaite par le recours à un service d’envoi recommandé électronique qualifié. 

Il est donc possible depuis cette date d’opter pour un « email recommandé » en lieu et place d’un envoi recommandé classique. 

En février 2018, une société a été reconnue comme prestataire de service qualifié d’envoi recommandé électronique par le gouvernement (aangetekende.email). Il est donc désormais possible de répondre aux prescriptions légales imposant un envoi recommandé, par l’envoi d’un « email recommandé » via aangetekende.email. 

En tant qu’employeur, pour autant que vous fassiez appel au prestataire de service qualifié mentionné ci-dessus, il vous est donc à présent possible de valablement licencier un travailleur pour motif grave ou moyennant la prestation d’un délai de préavis par « email recommandé ».  

Petite subtilité : tant l’article 35 de la loi du 3 juillet 1978 (licenciement pour motif grave) que l’article 37 de la loi (licenciement moyennant préavis) prévoient que le licenciement est notifié par envoi recommandé à la poste. La loi du 26 janvier 2018 relative aux services postaux prévoit néanmoins qu’un envoi recommandé à la poste peut être compris comme un envoi recommandé électronique.  

Votre envoi recommandé électronique aura la même valeur juridique qu’un envoi recommandé classique. A noter toutefois que la solution proposée par aangetekende.email requiert que le destinataire de l’email recommandé (en l’espèce, le travailleur) soit enregistré sur la plateforme, à l’instar de son expéditeur (en l’espèce, l’employeur). 

Ainsi, pour qu’un « email recommandé » soit valablement envoyé à un travailleur, celui-ci doit être enregistré. Il serait donc utile d’insérer dans les contrats de travail une clause stipulant l’obligation pour le travailleur de s’enregistrer sur la plateforme aangetekende.email dès son entrée en service, l’employeur recourant valablement à ce service pour toute communication réalisée par envoi recommandé et l’obligation pour le travailleur de vous informer en cas de désinscription de la plateforme. 

Pour la plus grande sécurité, nous vous suggérons dans ce contexte de demander à vos travailleurs de vous remettre la preuve de leur enregistrement sur la plateforme, contresignée par leurs soins. 

A noter toutefois que si un travailleur décidait de se désinscrire de la plateforme sans vous en avertir, il commettrait certes un manquement contractuel mais votre envoi recommandé en serait invalidé. Les conséquences en matière de validité du licenciement (pour motif grave) pourraient en être dommageables.  

La prudence reste donc de mise quant à ce nouvel outil.

Source : Loi du 21 juillet 2016 mettant en œuvre et complétant le règlement (UE) n° 910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 (…), M.B., 28 septembre 2016.