Frais de bureau : augmentation du forfait accepté par l’ONSS

Dans ses instructions pour le 4ème trimestre 2017, l’ONSS a adapté le forfait mensuel accepté à titre d’indemnité de bureau payée aux travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile. Il passe de 122,01 € par mois à 124,45 € par mois.

Sont exclues de la notion de rémunération, et sont dès lors exonérées de cotisations de sécurité sociale, les sommes qui constituent un remboursement de frais dont la charge incombe à l’employeur (par exemple, les frais de déplacement, les frais de téléphone, etc.).

En principe, l’employeur doit pouvoir démontrer à l’aide de pièces justificatives l’exactitude de ces frais. Les frais peu élevés qu’il est difficile de prouver à l’aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire.

Il existe différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire. C’est le cas pour les frais de bureau des travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile.

L’ONSS accepte un montant forfaitaire maximum de 124,45 € par mois (montant valable à partir du 4ème trimestre 2017). Dans ses instructions, il est précisé que le forfait couvre les frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, … Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d’un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d’un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s’il apparaît clairement de leur fonction qu’ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d’application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s’ils effectuent le maximum d’heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.

Si l’employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs au montant forfaitaire de 124,45 €, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

L’ensemble des instructions de l’ONSS en matière de frais forfaitaires sont disponibles ici.