De wetgever heeft beslist om de lijst van sociale documenten die werkgevers voor een bepaalde periode na afloop van het normale gebruik moeten bewaren, uit te breiden. Met ingang van 8 augustus 2019 moeten nu ook de overeenkomsten over de mobiliteitsvergoeding en het mobiliteitsbudget op de arbeidsplaats bijgehouden worden.

De werkgever dient deze overeenkomsten te bewaren op de plaats van tewerkstelling gedurende vijf jaar, vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst.

Evident dient de overeenkomst ook overgemaakt te worden aan de werknemer, uiterlijk op het ogenblik waarop de overeenkomst in werking treedt.

Naast deze mobiliteitsdocumenten, dient de werkgever ook volgende documenten bij te houden : algemeen en speciaal personeelsregister, aanwezigheidsregister, register voor werktijdregeling en de individuele rekeningen. Voor specifieke categorieën van werknemers dient de werkgever ook nog andere documenten te bewaren zoals studentenovereenkomsten, overeenkomsten voor huisarbeiders, beroepsinlevingsovereenkomsten en overeenkomsten voor uitvoering van tijdelijke arbeid.

Het Sociaal Strafwetboek voorziet hierop (theoretische) sancties van niveau 2. Deze sanctie bestaat uit hetzij een strafrechtelijke geldboete van 50 tot 500 euro, hetzij een administratieve geldboete van 25 tot 250 euro. Deze geldboete dient ook vermenigvuldigd te worden met het aantal betrokken werknemers.

Bron: Koninklijk besluit van 17 juli 2019 tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten, BS 29 juli 2019.