In België wordt de taal die moet gebruikt worden voor de schriftelijke documenten in de arbeidsrelatie, bepaald door de locatie van de “exploitatiezetel”. De exploitatiezetel is de plaats waar op min of meer stabiele basis een activiteit wordt uitgeoefend en waar de sociale contacten tussen werkgever en werknemer zich hoofdzakelijk plaatsvinden. Dit is dus niet noodzakelijk de plaats waar de maatschappelijke zetel zich bevindt, maar kan ook het adres van een vestiging, fabriek, kantoor, … zijn. De regels verschillen dus naargelang de exploitatiezetel zich in Vlaanderen, Wallonië of Brussel bevindt. Hieronder zetten we de belangrijkste regels nog eens kort op een rij.
- In Vlaanderen moeten alle wettelijk verplichte documenten in het Nederlands opgesteld worden. Gebeurt dat niet, riskeert een document (zoals een brief of een overeenkomst) absoluut nietig verklaard te worden (men doet als het ware of het nooit bestaan heeft). Specifiek voor Vlaanderen is dat de werknemer geen nadeel mag ondervinden van de nietigheid, wat erop neerkomt dat enkel de werknemer zich toch kan beroepen op een document, ondanks dat het nietig is. Er bestaat discussie over de vraag of de werknemer aldus aan “cherry-picking” mag doen, en bijvoorbeeld uit een document in de foute taal voor hem gunstige clausules mag gaan inroepen.
- In Wallonië moeten dezelfde documenten in het Frans worden opgesteld. Ook hier geldt in principe de sanctie van absolute nietigheid. Een latere vertaling kan het document wel geldig maken, maar enkel vanaf het moment dat de vertaling bestaat.
- In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moeten documenten die bestemd zijn voor de werknemers in het Nederlands of Frans worden opgesteld, afhankelijk van de taal van de werknemer. In de praktijk zullen Brusselse ondernemingen dus doorgaans alles (bijvoorbeeld het arbeidsreglement) in twee talen moeten voorzien. De sanctie is ook hier de nietigheid van het document, maar met de mogelijkheid om een vertaling te bezorgen, die geldigheid heeft vanaf het moment dat het originele document werd opgesteld. In Brussel kan dus met andere woorden het Engels gebruikt worden als dat de taal van de werknemer is, om vervolgens een vertaling te voorzien, mocht dit ooit gevraagd worden (vaak wordt bij niet Belgische werkgevers alles van meet af aan in het Frans-Engels en Nederlands-Engels opgesteld).
Correct taalgebruik is dus geen loutere formaliteit binnen het arbeidsrecht, maar essentieel om de geldigheid van arbeidsdocumenten te waarborgen en discussies met werknemers achteraf te vermijden, en dit vooral in Vlaanderen en Wallonië.