La FSMA a récemment communiqué aux institutions de retraite professionnelle (« IRP ») soumises à son contrôle la « liste de documents eCorporate », qui reprend ses instructions pour le reporting prudentiel des IRP.
Concrètement, cette liste indique quels documents doivent être téléchargés sur eCorporate, dans quelles rubriques, et selon quelle périodicité. Ainsi, certains documents doivent obligatoirement être téléchargés annuellement, à date fixe ou encore dès leur adoption ou modification par l’organe compétent, alors que d’autres documents doivent uniquement être téléchargés à la demande de la FSMA.
Voici un aperçu des principales nouveautés dans ce cadre :
- Tout une série de documents ne doit plus être téléchargée qu’à la demande de la FSMA. Sont concernés : les documents de gouvernance (en ce compris les rapports annuels des fonctions clés), le(s) règlement(s) de pension, l’ordre du jour et date des réunions du Conseil d’administration.
- Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration doivent désormais être téléchargés au plus tard 4 semaines après la réunion.
Par contre, ce qui suit reste inchangé :
- Le téléchargement des rapports annuels du Conseil d’administration et du commissaire agréé à l’Assemblée générale 3 semaines avant l’Assemblée générale ordinaire.
- Le téléchargement des documents tels que les statuts, la convention de gestion, les plans de financement et la SIP dès qu’ils sont modifiés ou adoptés.
Enfin, la FSMA précise que cette liste n’est pas exhaustive et peut être mise à jour à tout moment sur son site internet. En outre, la FSMA peut toujours demander aux IRP la communication de tout document qu’elle estime nécessaire pour son contrôle.