En règle, les institutions de retraite professionnelles (« IRP », aussi dénommées « fonds de pension ») doivent tenir leurs assemblées générales ordinaires, appelées à statuer sur les comptes annuels, au plus tard le 30 juin de chaque année. Toutefois, dans le contexte actuel, il est difficile voire impossible de tenir « physiquement » des réunions.
En conséquence, le projet de loi portant des mesures exceptionnelles visant les institutions de retraite professionnelle dans le cadre de la pandémie COVID-19 introduit, à titre temporaire, certains assouplissements afin de permettre aux IRP de gérer au mieux cette situation, notamment en ce qui concerne l’organisation des assemblées générales. Ce projet de loi a été adopté par la Chambre le 7 mai 2020 et soumis à la sanction royale. Il doit encore être publié au Moniteur belge pour devenir loi.
Voici une synthèse des mesures relatives aux assemblées générales que les IRP peuvent appliquer, même si elles ne sont pas prévues par leurs statuts :
- L’Assemblée générale ordinaire doit avoir lieu au plus tard le 31 août 2020 ;
- Les IRP qui ont envoyé ou publié la convocation à l’Assemblée générale le 1er mars 2020, ou après cette date, peuvent encore décider de reporter celle-ci ;
- La FSMA (autorité de contrôle) demande aux IRP de l’informer lorsqu’il est fait usage de cette possibilité de report ;
- L’Assemblée générale peut se tenir au moyen de techniques de télécommunication à distance ;
- Le Conseil d’administration peut imposer le vote à distance aux membres de l’Assemblée générale, au moyen d’un formulaire mis à disposition par le Conseil d’administration ou par un site internet. En outre, ce vote à distance peut – mais ne doit pas – être combiné avec le vote par procuration (selon les mêmes modalités que celles prévues dans les statuts). Le formulaire et la procuration précités peuvent être envoyés à l’adresse indiquée par l’IRP par tous moyens.
Lorsqu’une IRP a déjà convoqué son assemblée générale, celle-ci peut recourir à une ou plusieurs de ces mesures dérogatoires à condition d’en informer – adéquatement et à temps – les membres de son assemblée générale et les autres personnes ayant le droit d’y participer. Cette information doit se faire par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances. La FSMA attache une importance particulière à ce devoir d’information adéquate.
Les mesures qui précèdent produiront leurs effets du 1er mars 2020 jusqu’au 30 septembre 2020. Ce délai pourra, le cas échéant, être prolongé par arrêté royal.
Plus précisément, ces mesures vaudront pour :
- toute réunion d’assemblée générale à tenir ou qui aurait dû être tenue mais qui n’a pas été tenue, et
- toute convocation d’assemblée générale envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à partir du 1er mars 2020.
Ce qui précède ne sera donc pas applicable aux réunions d’assemblées générales qui auront eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l’entrée en vigueur desdites mesures (c’est-à-dire avant que la loi ne soit parue au Moniteur belge).
Compte tenu de cette possibilité de report de la tenue de l’Assemblée générale annuelle, la date ultime pour le dépôt des comptes et rapports annuels à la BNB est elle aussi reportée : elle est maintenant fixée au 30 septembre 2020.